Erfolgreiche ERP-Auswahl bei der Firma Energetik
Automatisierte Prozesse, bessere Verknüpfung der IT-Systeme, höhere Transparenz, wirkungsvolle Synergieeffekte in den Unternehmensbereichen: Wenn Unternehmen ihre Prozesse im Vertrieb, Einkauf, Logistik und Finanzbuchhaltung digitalisieren, können viele Potenziale erschlossen werden. Hierzu ist jedoch der Einsatz eines modernen ERP-Systems erforderlich. Das Fraunhofer IOSB-INA hat sich dieser Aufgabenstellung in Kooperation mit dem Fraunhofer IML angenommen und ein ERP-Auswahlprojekt durchgeführt. Gefördert wurde das Projekt durch einen it´s OWL Transfergutschein.
Die Energetik Solartechnologie Vertrieb GmbH ist ein Großhandler für u.a. Solarmodule, Speichersysteme, Wechselrichter, Produkte rund um Elektromobilität und entsprechendes Zubehör. Die Produktpalette ist stärker nachgefragt denn je.
Das Unternehmen ist in den letzten Jahren organisch stark gewachsen, in kürzerer Vergangenheit auch durch die Corona- und Energiekrise sowie dem damit verbunden exponentiellen Bedarf an Solarprodukten auf dem Verbrauchermarkt. Die IT-Infrastruktur hat sich demgegenüber nicht in gleichem Maße weiterentwickelt. Einige Prozesse sind manuell oder papierbasiert. Die aktuelle ERP-Lösung erfüllt nicht mehr die aktuellen Anforderungen an Funktionen und Automatisierungen. Der E-Commerce Shop für B2B ist aktuell nur unzureichend mit der aktuellen Warenwirtschaft verknüpft.
Diese Ausgangssituation hat Energetik dazu bewogen zusammen mit dem Fraunhofer IOSB-INA eine Prozessanalyse, Soll-Konzeption und ERP-Auswahl anzugehen. Die durchgängige Digitalisierung des gesamten Auftragsabwicklungsprozesses steht dabei im Fokus des Projektes.
Nach Aufnahme und Visualisierung aller ERP-relevanten Geschäftsprozesse im Unternehmen, hat das Fraunhofer IOSB-INA in Kooperation mit dem Fraunhofer-Institut für Materialfluss und Logistik (IML) gemeinsam mit den KeyUsern aus dem Vertrieb, Einkauf, Logistik und Finanzbuchhaltung optimierte Soll-Prozesse definiert. Ziel ist es Abläufe im Unternehmen schlanker und effizienter zu gestalten, um das gestiegene Auftragsvolumen effizient handhaben zu können. Alle Anforderungen funktionaler und prozessualer Art wurden in einem ERP-Lastenheft dokumentiert. Das Fraunhofer IML, welches u.a. Kernkompetenzen im Bereich der herstellerneutralen ERP-Beratung hat, hat eine unternehmensspezifische Marktanalyse durchgeführt, den Teilnehmerkreis für die Ausschreibung gemeinsam mit der Geschäftsführung und IT-Leitung von Energetik bestimmt und die Ausschreibung bis zur Vergabeempfehlung begleitet. Nach der Angebotsbewertung wurde der Teilnehmerkreis der Anbieter von fünf auf drei Anbieter reduziert. Drei ERP-Anbieter präsentierten Ihre ERP-Lösungen anhand vordefinierter Geschäftsvorfälle, die für Energetik relevant sind. Nach den Systempräsentationen wurden die eingegangenen Angebote und ERP-Anbieter final gegenübergestellt und bewertet. Energetik plant eine Entscheidung auf Basis der Vergabeempfehlung des Fraunhofer IML und Einführung des Systems Ende des Geschäftsjahres 2023/2024.
Herr Tobias Krause, Geschäftsführer der Energetik resümiert: „Der ERP-Markt ist auf den ersten Blick riesig und unübersichtlich. Durch die Kooperation mit it’s OWL und dem Fraunhofer Institut haben wir enorm viel Kompetenz und Erfahrung hinzugewinnen können. So konnten wir die Bedürfnisse unseres Unternehmens klar formulieren, den Markt analysieren und eine solide Vorauswahl treffen. Das sind perfekte Voraussetzungen, um jetzt mit den verbliebenen Anbietern in individuelle Verhandlungen zu gehen. Ohne die engagierte Unterstützung durch unsere Partner wäre der Aufwand um zu diesem Punkt zu gelangen um ein Vielfaches höher gewesen und im normalen Arbeitsalltag kaum machbar.“
Das Fraunhofer IOSB-INA und das Fraunhofer IML kooperieren bereits seit 2016 im Mittelstand Digital Netzwerk und unterstützen im Rahmen des Mittelstand Digital Zentrums Ruhr-OWL kleine und mittlere Unternehmen auf ihrem individuellen Weg in die Digitalisierung. Hierfür werden entlang einer Transferkette viele Leistungen angeboten, die Unternehmen für die Information, Demonstration, Qualifikation und Konzeption eigener Projekte nutzen können.
Ihre Ansprechpartnerin zum Projekt:
Katharina Kompalka
Fraunhofer IML
katharina.kompalka@iml.fraunhofer.de
Nissrin Perez
Fraunhofer IOSB-INA
nissrin.perez@iosb-ina.fraunhofer.de
WAS HAT´S GEBRACHT? DIE VORTEILE
- Strukturierte Analyse des Ist-Zustands
- Entwicklung von Soll-Prozessen, die im Unternehmen akzeptiert sind
- Professionelle Ausschreibung und Bewertung von Angeboten
- Gute Entscheidungsgrundlage für die ERP-Auswahl